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柯尼卡美能達復印機hold住辦公費用

發布者:廣州科頤         發布時間:2015-03-07

       “我們公司有近20臺辦公設備,撇開買機器的費用不說,每個月紙張及耗材都是一大筆花銷,還得專門雇人來維護這些設備,設備使用情況也很難掌握。我們想控制這一塊的費用,卻沒有找到什么好法子。

       Jason是這家跨國公司的行政經理。中國市場的迅速發展,使這家公司在中國的規模越做越大。Jason平時話不多,但是一說到公司的辦公支出,這位行政經理似乎有滿肚子話要說。如果能掌握辦公設備的使用情況,至少我會清楚日常辦公的錢都花到哪兒去了,不然控制成本就無從談起。在聽取辦公設備供應商提案時,Jason說明了自己的想法。 柯尼卡美能達在了解了Jason的要求后,對該公司的辦公環境進行了調研和分析。在不影響員工工作效率的前提下,對現有設備進行了整合,用五臺集合了打印、復印、掃描、傳真等功能的數碼復合機替換了原先各種品牌的近二十臺設備。同時,引入管理軟件PageScope Account Manager,對每個部門的輸出張數和成本進行管理,統計和分析每個員工的輸出張數及成本,實現了成本可視化管理。

       該公司原本就為每位員工配備了作為工作證使用的IC卡,用于進出公司的門禁系統。柯尼卡美能達將現有的IC卡與管理軟件相結合,用于復合機的身份認證管理。

       “設備的整合使得購買機器的費用減少了很多,電費、耗材的花費也降了下來,”Jason看了看退役的掃描儀說道,設備數量的減少、品牌的統一還使得設備維護人員的工作量大幅減少,耗材的采購更加高效。提高了工作效率,就相當于降低了人力成本!輸出數量在剛開始使用的半年里就減少了10%,現在,我們定期通知所有員工各自的輸出張數,這樣一來,輸出張數明顯下降了Jason說,我不用再像以前那樣拍腦袋作辦公費用的預算了,每筆辦公支出我心里都有數

       說到這些, Jason臉上浮現出一絲淺淺的笑容。Jason欣喜的,除了辦公成本的控制,還有文件安全性的提高。 以前,每次輸出文件,都要立即去打印機上取,不然就可能被別人錯拿。現在,通過IC卡認證打印,只有本人才能拿到自己輸出的文件,員工可以一次性去取自己輸出的文件,省去了來回取文件的時間,也防止了文件被錯拿

 


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